Kaplani institutsioon kujunes välja varakeskajal, toona eelkõige õukonnavaimulikena, kellel polnud oma kogudust, kuid kes kandsid hoolt õukondlaste hingeliste vajaduste eest ja pidasid teenistusi losside ja linnuste kabelites. Nüüdisajal nimetatakse kaplaniteks kõiki neid vaimulikke, kes vabatahtlikel alustel või palgaliste töötajatena viivad ilmalikes institutsioonides (lisaks eelpool mainituile ka politseis, päästeteenistuses, koolides, ülikoolides, hoolekandeasutustes, ettevõtetes, spordiklubides jm) läbi jumalateenistusi ja kiriklikke talitusi, annavad seal vajadusel usuõpetust ja hingehoidlikku abi. Mõnes valdkonnas töötamiseks peab kaplanil olema ka vastav erialane ettevalmistus (nt sõjaväekaplanid läbivad enamasti vähemalt sõjalise baasõppe). Nüüdisaegne kaplanitöö on sageli uskkondadeülene – ei teenita üksnes oma uskkonda kuuluvaid inimesi, vaid kõiki usklikke, usulisi otsijaid ja üldse hingelist abi vajavaid inimesi sõltumata nende kiriklikust kuuluvusest.
