Kaplanaadid moodustatakse enamasti valdkonna- või organisatsioonipõhiselt ja koondavad kõiki selles valdkonnas või organisatsioonis töötavaid kaplaneid (nt Eestis kaitseväe kaplaniteenistus, politsei- ja piirivalveameti kaplaniteenistus jms); mõnes riigis ja organisatsioonis võivad olla eri usutunnistustele ka eraldi kaplanaadid (nt katoliku, evangeelne ja juudi kaplanaat Saksamaa relvajõududes). Kaplaniteenistuse tegevust reguleeritakse ametlike dokumentidega, mis kindlustavad kaplanite tegevusvabaduse ja kehtestavad kaplani ametikohal töötamiseks vajalikud nõuded. Eestis saavad kaplanaatidesse kuuluda vaid Eesti Kirikute Nõukogu liikmeskirikute vaimulikud.
